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TPM之一:提案改善活动

来源:    发布时间:2013-07-01     浏览次数:

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【本讲重点】
提案改善活动的基本概念
提案改善活动的组织和制度
提案改善活动的推行要点
提案改善活动的基本概念
提案改善活动的定义
所谓提案改善活动,指的是鼓励公司内的员工发挥主观能动性,针对工作中存在的问题提出创新的意见或方法,并对提案的员工给予适当的奖励与表扬。
任何行业的任何工作,不论是现场操作、文书或管理工作,都存在着许多浪费,例如时间、场所、士气的浪费等,这些都直接造成了企业金钱与生命的浪费。因此,必须对这些不合理的现象加以改善。
提案改善活动的目的
企业内各阶层管理人员由于每日忙于应付日常性的工作,往往忽略了改善工作,造成头绪混乱、效率低下的后果。早期的国有企业曾鼓励员工提出合理化建议,这就是提案改善的前身。但是,合理化建议和提案改善还是有一定区别的,前者不一定对每个建议都进行答复和实施,而后者对每一个建议都进行探讨、研究,并且对比较好的建议进行奖励。
通过提案改善的实施,可以提高员工的士气和工作效率,从而提高生产率,产品的品质也将得到加强,产品的成本会有所降低,工作环境会更加舒适,使得员工对工作的场所有种归属感。
提案改善活动的组织和制度
提案改善委员会
提案改善的实施和监督,需要一个活动组织进行保障和维护,这个活动组织被称为提案改善委员会。提案改善委员会属于特别机能组织,委员会的组织关系如图8-1所示。委员会一般包括召集人一人(召集人一般是企业或部门的最高主管),委员若干人,干事一人。
其中,召集人一般负责进行战略性的部署,了解现阶段提案改善的实施情况,布置下一阶段的任务;干事负责协助召集人联络各个委员,沟通信息,从事一些实质性的工作;委员一般分管各个部门,或者分管不同的任务。
图8-1提案改善委员会的组织关系图
提案改善的流程体系
图8-2提案改善的流程体系
提案改善实施的流程如图8-2所示。首先由提案者提出提案,然后由提案部门的主管就该提案进行初审;初审后交与事务局进行登记编号,然后由审查委员会进行复审;复审时如果确定该提案有一定价值,就可以对提案者进行一定的奖励;然后讨论此提案能否实施,如果可以,则交给被提案部门去实施,实施后再由事务局整理成果,然后交审查委员会审查。这就是提案改善的整个流程。
提案改善的范围
员工一般都会从自己身边发现一些需要改进的地方。如企业的经营制度、生产过程、设备改进、工作的环境等。因此,有必要对这些意见进行分类汇总,以便在提案改善的实施过程中更有条理,更易于管理。
◆企业经营制度的改善
发动所有员工对企业当前的经营制度进行检验,考察现有经营制度中是否存在不合理的、需要进行改善的地方。有些经营制度是在特定的条件下或在没有进行调研的情况下制定出来的,已经不适用当前的状况。这些不合时宜的规章制度会降低生产率,打击员工的积极性。因此,只有给员工提供反馈意见的渠道,使员工和主管相互沟通,企业才能消除弊端。
◆设备的改进或生产效率的改善
操作设备的员工工作在第一线,对设备和生产的流程都比较了解,对于设备的操作、工作流程都会有一些切身的体会,会提出一些如设备自动化、省力化、省人化、省时化的改善意见。他们对于原料的节省、废料的降低、能源的节省、成本费用的降低等提出建议,这对于企业来说都是很珍贵的,往往能产生立竿见影的效果。
◆环境卫生和安全措施的改善
工作环境的好坏直接影响着员工的心情和工作效率。企业除了应投入一些资金改善员工的工作环境之外,还需要让员工养成勤打扫、讲卫生的习惯。安全规程要做到条理化、程序化,对于某些操作怎样进行改进才能更安全,才能消除安全隐患,这些都是提案改善的内容。
不应受理的提案
很多提案良莠不齐,有些对于公司是完全没有价值的,企业对于这种提案应不予受理。如非建设性的批评和意见、人身攻击、个人的薪金与人事变动等,都不属于提案的范畴,应不予受理,也不给予奖励,但必须回复提案者,说明不受理的理由,并且鼓励提意见的人员继续提出宝贵的意见。
提案改善活动的推行要点
提案改善的审查要点
审查提案时,要根据实际情况给予不同的奖励措施,要做到公平、公开和公正。一般评审参考的因素有以下几个方面:提案人、创意性、具体性、可行性、范围、效益,如表8-1。
表8-1提案审查的标准审查标准
◆提案人
一般员工提出提案记4分,班长或领班提出提案记3分,组长以上的记1分。为什么要进行这样的区分呢?因为企业应尽量鼓励一线员工提出提案。一线员工从事最具体的工作,最能了解改善的问题所在,也最能提出改善的方法。
◆创意性
越有创意的方案,实施的效果就会越好,越能发掘出公司的潜力。
◆具体性
具体的方案可以立即得到实施,会比较容易产生效益;有的提案只提出问题而没有制定解决问题的方案,对于这种提案相应的奖励会少一些。
◆可行性
越是投入的资金少、花费的物力少,需要其他部门的配合也少的提案,可实施性就越强,即投入少、产出大的方案比较容易实施。
◆范围
适用于全公司的提案效果最好;适用于几个部门的,效果会稍微差一点;如果只适用于一个部门,则效果最差。
◆效益
提案产生的效益越好,应该给予的奖励越高。例如,根据得到的不同分数,可以设立不同的奖项,如果得分在12分以下可以设立提案奖,12-16分的设立创见奖,17-19分的设立改进奖B,20分以上的设立改进奖A。根据不同的奖项发给提案者不同的奖金。
提案改善的要点
◆实施提案改善的主管应具备的条件
作为实施提案改善的统帅——主管必须具备优秀的品质,能承受高压的工作。主管必须充分理解提案改善的目的及做法,积极主动地推行提案改善,意志坚定,在遇到困难时勇于克服,不会半途而废;能接受新观点,不拘泥于现状。
在与下属沟通方面,要多鼓励、少责备,随时随地准备指导属下,给属下以启发;尊重他人,能够接纳他人的意见和想法。
◆事务局(干事)的主要工作
干事是实施提案改善的中坚人物,主要负责拟定章程、掌握进度、定期召开会议、开展宣传工作等等。当然,实施提案改善,要依靠所有人员的力量。一个优秀的干事不是一个繁忙的干事,而是一个能善用下属、领导有方的干事。
◆提案改善的主要指标
评价提案改善的指标主要有两个:第一是提案件数率,即当月提案的总件数除以有提案资格的总人数;第二是提案的参加率,即提案的人数除以有提案资格的总人数。根据这两个指标,就可以判断员工参与的积极性,以及提案改善活动进行得是否彻底和成功。另外可以统计一些其他的数据,如采用率、实施率、每人提案经济效率等。提案改善的主要指标如表8-2所示。
表8-2提案改善的主要指标
如何使提案改善活泼化
在企业实施提案改善的过程中,最初大家都比较有积极性,但过了不久,提案改善就陷入了低潮。原因是什么呢?
◆提案改善陷入低潮的原因
提案改善处于低潮,有员工的原因,也有管理者的原因。人的惰性使人们总是满足于现状,而不想进行创新。另外,执行、宣传、颁奖等方面出现的问题也会使提案改善处于低潮,如宣传力度不够,领导者关心程度不够,下属与领导者之间缺乏沟通而存在隔膜。
◆使提案改善活泼化
要使提案改善活动按部就班地进行下去,就要消除员工的消极情绪,使活动的形式更加活泼化,如举办教育训练,让专家到场演讲和授课,制作一些宣传海报和刊物,在公司的布告栏里公布提案改善荣誉榜,举办提案改善发表会,并让员工积极参加一些活动,如举办标语、漫画、壁报、短文竞赛。
同时,一定的物质奖励是必需的。对于获奖的员工,每月都要把奖金发放到位。对于在提案改善活动中表现突出的员工,应给予提拔或者物质奖励。对于所采用的方案要切实地实施,一方面是对员工的肯定,一方面能提高企业运作的效率。这样,可以彻底改善员工的“三不”(视而不见、听而不闻、言而不语)做法,使提案改善活动继续进行下去。
【自检】
企业在开展提案改善活动的过程中,应该多鼓励员工参与提议,并对好的提议进行必要的奖励。如果某一个提案的局部存在一定的局限性,那是否应该采纳这个提案?如果你是企业的管理者,遇到类似的情况将会如何处理?如果采纳提案,又会给予该提案者何种程度的奖励?
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(见参考答案8-1)
【本讲小结】
所谓提案改善活动,指的是鼓励公司内的员工发挥主观能动性,针对工作中存在的问题提出创新的意见或方法,并对提案的员工给予适当的奖励与表扬。推行提案改善活动,就是鼓励公司员工发挥创造性,针对工作中存在的问题提出创新的意见,使公司不断改善、不断进步。在提案改善活动中,要建立组织和制度,有步骤有计划地进行推广,以表扬和奖励为手段,激发员工参与的积极性,为公司增加效益、增强活力。
【心得体会】
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