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文印及文印设备管理规定

来源:    发布时间:2012-09-03     浏览次数:

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AI新时代重新定义精益管理

第一章 总则
第一条 爲使公司文印工作规范化,保证和提高文印设备管理利用的效能与使用寿命,结合公司实际情况,特制订本规定。
第二条 本规定所指的文印设备爲影印机、电脑、印表机、传真机等办公设备。
第三条 本规定适用於公司各部门和有关人员。
第二章 列印范围
第四条 公司的文件,属列印范围方予列印,否则不予列印。
第五条 凡经办公室上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度及其实施细则、宣传教育材料、任免决定、奖惩决定,以及办公室主任批准列印的文件、材料均属列印范围。
第六条 由归口部门负责拟订、编写的带有全局性的工作计划、总结、报告、重要活动、会议的纪要等,也属列印范围。
第七条 不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排、一般表格、一般资料和便函,内部传递的请示报告等均不属列印范围。
第三章 文印工作管理
第八条 复印、列印、传真文件事先须由申请人填写“复印、列印、传真申请单”(附有发文单除外),经申请部门负责人和秘书室主管签字同意後才予办理。办理保密文件按公司《保密制度》执行。
第九条 文印员接稿後,应认真检查审批手续是否完备,字迹是否清楚,文面是否整洁。对审批手续不全、文面凌乱不清的文稿,文印员有权拒绝执行。
第十条 文印员要树立严格的保密观念,不得将列印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给他人。
第十一条 文印员要严格按照审批份数复印、列印,不得截留任何文件,废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档,在列印完毕後,须将文档备份在软碟上并妥善保管软碟,不得在硬碟上留存。
第十二条 文稿清样列印完毕後,文印员将原稿与清样及时送达呈交人或通知有关人员到文印室来取,不得延误。
第十三条 拟稿人负责校对清样并签字。属校对未发现的错误由校对人负责,校对後没有改正的,由文印员负责。
第十四条 文印员对列印、复印、传真的文件资料,应於“文件复印、列印、传真登记薄”做好记录,月终按部门汇总统计,报办公室主任。
第十五条 私人资料,不得在公司复印、列印、传真。
第十六条 公司级印章和介绍信由办公室管理,由秘书室主管负责保管和在批准後使用,并据实登记“用印登记表”。办公室主任对印信的保管和使用情况每月进行检查。
第十七条 使用公司印章申请人必须填写“用印申请单”,由本部门经理、办公室主任审批。必要时办公室主任须上报行政总监或总经理,由其最终批准。
第十八条 遇有下列情况之一时,须由总经理批准用印:
(一) 公司对外发文;
(二) 公司签订合同;
(三) 代表公司的其他行爲需要。
第十九条 对审批手续不全的要求,掌印人有权拒绝用印。
第二十条 部门印章由部门经理指定专人保管,由部门经理批准使用。
第四章 文印设备管理
第二十一条 公司文印设备由办公室统一管理,并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人(文印员)负责保管和使用,指定专人在使用前必须经过专业培训。其他人员不得使用,否则,造成设备损坏除负赔偿责任外,视情节给予50元─200元的罚款。
第二十二条 各种文印设备须放置在指定的地点,不得擅自移动。
第二十三条 文印员要熟悉文印设备的使用、保养方法,按规范要求操作,保持设备清洁和正常运行。发现故障,应及时向办公室报修,禁止私自对设备进行拆卸修理。
第二十四条 严禁使用电脑干与工作无关的事情,如玩游戏、私自上网、干私活。违犯者罚款50元/次。
第二十五条 使用电脑要提高安全和警惕意识,定期进行杀毒,禁止使用不明来历的软碟和质次的光碟。如需使用外部软碟,要先进行杀毒。
第二十六条 在未获批准和无专业人员指导的情况下,使用人员不得对电脑内软体和程式进行删除和修改,不得载入无关软体。
第五章 附则
第二十七条 本规定由办公室制订,报行政总监批准後施行,修改时亦同。
第二十八条 本规定由办公室负责解释与检查。
第二十九条 本规定施行後,凡其他相同的规章制度或与之相抵触的规定自行废止。



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