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办公室运用6S学习心得

来源:    发布时间:2013-07-09 00:00     浏览次数:

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Nlean新益为精益生产管理咨询公司概述:6S就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)、安全(SECURITY)六个项目,因均以“S”开头,简称6S。通过规范现场、现物,营造一目了然的环境,培养员工良好的工作习惯,其最终目的是提升人的品质:革除马虎之心,养成凡事认真的习惯,认认真真地对待工作中的每一件“小事”、每一个细节。养成遵守规定的习惯,养成自觉维护办公环境整洁明了的良好习惯,通过提高个人素质来提高公司的竞争力。
结合公司办公室管理中遇到的一些实际问题,总结出以下6S在办公室运用的一些方法和技巧,供大家参考。
1、整理(SEIRI)
将工作场所的所有物品分为必要与非必需要的,除必要的留下外,其余都除掉。
对人员的要求:具备勤奋精神,以及处理问题的决断力
对各岗位的要求:
1、办公室人员:1)打印文件的定期整理(按照文件类别分类管理,定期清理不需要的文件);2)电脑文件夹文件的定期整理(包括电子邮件、文件夹的归类整理);3)客户往来以及公司内部往来文件的归类整理,及时清理不需要的文件。
2、维保技术员:1)工具包的整理,将工具包内的工具和物品定期检查,缺损物品及时更换,不要把不用的垃圾每天背在身上;2)工地现场的整理,电梯机房的文件摆放,线缆的规整;
所能实现的目标:在整理中可以发现问题,提高工作效率。现在多花一分钟进行整理,可以为日后的工作多争取一小时的时间。
2、整顿(SEITON)
把需要的物品加以定位摆放并放置整齐,加以标示。
在整理后对于留下来的物品进行整齐放置,包括文件、工具。
文件方面的延伸:
1)提交给客户的文件的要求:电子文档反复检查,第一遍检查文件语句是否通顺是否存在错别字;第二遍检查文件整体布局是否左右对齐,字体大小是否一致;第三遍检查整体表达效果是否合适,以客户的角度阅读一遍文件,在这中间可以发现文字表达方式客户是否可以接受。
2)存档文件的整顿过程中可以对文件的摆放位置加深印象,减少寻找文件的时间
所能实现的目标:每一份文件(包括电脑内的文件)和常用物品必须在30秒内找到。
3、清扫(SEISO)
将工作场所内看得见与看不见的地方打扫干净,对设备工具等进行保养,创造顺畅的工作环境。
整洁的环境可以提高工作效率,减轻工作的疲劳感,降低办公室工作中出错的概率。
清扫工作注意这个清扫的概念不是保洁员的清扫卫生的工作,公司的保洁员只负责灰尘的清扫和垃圾的倾倒工作,办公室员工需要根据每个岗位的不同情况发现脏污,并立刻进行清扫。
4、清洁(SEIKETS)
维持上面3S的成果,使职工身处干净、卫生的环境而甚觉无比自豪和产生无比干劲。
办公室的员工需要每天保持整理整顿清扫之后的胜利果实,维持办公室的整体环境。养成一种办公场所维持清洁的习惯,为自己也为他人创造一个和谐温馨的工作环境。
5、素养(SHITSUKE)
培养办公室每位成员养成良好的习惯,并按规则做事和积极主动、诚信工作和诚信做人的精神。
素养是在日常工作和生活中慢慢养成的,工作能力普通的员工,如果素养高,也会表现出他卓越的能力;工作能力强的人,如果素养低,会使其通过能力和努力创造的成果大打折扣。
一个素养高的人,严格按照工作流程的要求,对工作流程的每一个环节进行整理、整顿、清扫、清洁。从小事做起、从细节做起,规范自己工作中的每一个环节。提高每个工作环节的正确率,当每一件工作流程都养成良好的习惯,每一个工作环节所耗费的时间将会越来越少。
一个素养高,工作失误少的员工在一个具有工作连续性的流程化工作中降低出错的几率,效率就产生了:
例如:每一个工作流程的出错率控制在0.3%以内,也就是一次合格的工作应为99.7%,例如一个销售项目需要经过:客户拜访、计价、报价、考察、投标、合同签订这6个环节,每一个环节的正确率为99.7%,则整个销售过程的正确率为98.2%;如果每一个环节的正确率为90%,则六个环节的整体正确率为53.1%。可见确保每一个工作环节工作正确的重大意义。
6、安全(SAFETY)
保障员工的人身安全和生产的正常运行,做到“不伤害自己,不伤害他人,不被他人和机器伤害”,减少内部安全事故的发生。
在前面5个S的基础上消除安全隐患,避免安全事故的发生。
安全包括:人员自身的安全,消除由内部产生的安全隐患(由于环境恶劣产生的疾病、工作方式不正确而产生的职业病);职业安全,个人综合素养提高了,工作效率也随之提高、为个人职业发展提供了良好的发展通道。
6S的执行就是需要通过对员工的言传身教,使员工自觉树立在任何困难和挑战面前都要形成永不放弃,永不抛弃、坚持到底的顽强拼搏的工作意志。并将这种精神形成一种工作习惯甚至是一种生活的习惯。
几个S总结起来的特点就是:知易行难。只有坚持不懈、重复不断的恪守这些原则,才能提高个人以及公司的整体素质。



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